Wikiapbn

Sebuah Ensiklopedia Kementerian Keuangan

Sistem Manajemen Mutu

Sistem Manajemen Mutu (SMM) (bahasa inggris: Quality Management System, QMS) adalah kemampuan suatu organisasi dalam menjaga kualitas mutu dari jasa atau barang yang dilayankan. Salah satu SMM yang sangat populer dan mungkin paling banyak diterapkan di seluruh dunia adalah SMM yang dikeluarkan oleh Organisasi Standar Internasional (International Standard Organization, ISO). ISO menetapkan standar untuk SMM dengan seri 9000, sehingga dikenal dengan sebutan ISO 9000.

ISO 9000 diperkenalkan pada tahun 1987, berisi dasar-dasar sistem manajemen kualitas dan spesifikasi terminologi dari SMM. ISO 9000:1987 kemudian direvisi menjadi 9000:1994 (tahun 1994). Pada 2000 diperkenalkan ISO 9001:2000 yang berisi persyaratan-persyaratan SMM (QMS Requirements). Versi 2000 tersebut pada 2008 direvisi menjadi ISO 9001:2008.

Varian dari ISO 9000/9001 adalah ISO 9002, 9003, dan 9004. Namun, yang paling populer adalah ISO 9001. Jika suatu perusahaan sudah memiliki sertifikasi ISO 9001, maka dapat dikatakan bahwa jasa atau barang yang dilayankan perusahaan tersebut sudah pasti memiliki mutu yang terjamin.

Prinsip Dasar Manajemen Mutu

SMM, khususnya ISO 9001:2008, merupakan sistem manajemen dengan pendekatan kepada pelanggan. Pelanggan pada SMM adalah pelanggan internal, pelanggan eksternal, pihak yang berkepetingan (interested partied).

Menurut ISO, SMM diartikan sebagai sistem penetapan kebijakan, sasaran, dan pencapaian sasaran secara langsung dan terkendali dalam sebuah organisasi yang berpengaruh terhadap mutu. Menurut standar tersebut, inti dari sistem manajemen mutu meliputi:

  1. Adanya kebijakan mutu, perencanaan mutu, sasaran mutu, prosedur kerja, instruksi kerja, dan rekaman mutu.
  2. Adanya jaminan bahwa standar manajemen mutu dilaksanakan, dipantau, dievaluasi, dan diperbaiki.
  3. Adanya jaminan bahwa terjadi peningkatan kualitas yang berkesinambungan baik dalam proses pelayanan dan proses produksi, maupun terhadap standar manajemen mutu itu sendiri.

Sementara itu, standar manajemen mutu yang baik didasarkan pada penerapan delapan prinsip manajemen mutu yang merupakan dasar penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, yaitu:

  1. Fokus pada pelanggan (customer focus)
    Organisasi bergantung pada pelanggannya dan oleh sebab itu hendaknya memahami kebutuhan saat ini dan masa yang akan datang dari pelangganya, dan selalu berusaha untuk dapat melampaui harapan pelanggan. Pegawai instansi pemerintah juga harus memahami kebutuhan pelanggan pada saat ini dan masa datang, sehingga mampu memuaskan ekspektasi pelanggan. Hal ini bermanfaat agar terdapat peningkatan kepuasan pelanggan, respon yang cepat terhadap perubahan, dan meningkatkan efektivitas.
  2. Kepemimpinan (leadership)
    Pemimpin menetapkan kesatuan tujuan dan arah organisasi. Mereka hendaknya menciptakan dan memelihara lingkungan internal tempat orang dapat melibatkan dirinya secara penuh dalam pencapaian tujuan organisasi.
    Dengan kata lain, kepemimpinan yang mampu mengarahkan organisasi dalam kesatuan gerak untuk mencapai tujuan organisasi sangat dibutuhkan agar pegawai terinternalisasi tujuan organisasi, mengurangi miskomunikasi, sehingga tindakan yang dilakukan searah dengan tujuan organisasi.
  3. Pelibatan orang (involvement of people).
    Orang pada semua tingkatan adalah inti sebuah organisasi dan pelibatan penuh mereka memungkinkan kemampuannya dipakai untuk kemanfaatan organisasi.
    Pelibatan seluruh pegawai pada semua tingkatan memungkinkan seluruh potensinya untuk dimanfaatkan bagi keuntungan organisasi. Hal ini berguna agar pegawai termotivasi dalam inovasi dan kreativitas organisasi, sehingga berkontribusi bagi perbaikan yang berkelanjutan.
  4. Pendekatan proses (process approach)
    Hasil yang dikehendaki tercapai lebih efisien bila kegiatan dan sumber daya terkait dikelola sebagai suatu proses.
    Penilaian atas prinsip ini akan meningkatkan efisiensi penggunaan sumberdaya finansial, dan lebih fokus kepada prioritas yang memberikan nilai tambah.
  5. Pendekatan sistem pada manajemen (system approach to management)
    Mengetahui, memahami, dan mengelola permasalahan atau proses yang saling terkait sebagai sistem sehingga memberikan sumbangan pada efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuannya. Hal ini bermanfaat bagi penyelarasan proses yang memberikan hasil terbaik dan menjamin konsistensi.
  6. Perbaikan berkelanjutan (continual improvement)
    Perbaikan berkelanjutan terhadap organisasi secara menyeluruh hendaknya dijadikan tujuan tetap  dari organisasi. Hal ini terutama bermanfaat bagi peningkatan kinerja seiring peningkatan kapasitas organisasi, dan memberikan fleksibilitas dalam merespon peluang dengan cepat.
  7. Pengambilan keputusan berdasarkan fakta (factual approach to decision making)
    Keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan informasi. Pendekatan ini bermanfaat untuk meningkatkan kualitas pengambilan keputusan, efektivitas keputusan, dan pertanggungjawaban/evaluasi.
  8. Hubungan pemasok yang saling menguntungkan (mutually beneficial supplier relationships)
    Sebuah organisasi dan pemasoknya saling bergantung dan suatu hubungan yang saling menguntungkan untuk  meningkatkan kemampuan keduanya dalam menciptakan nilai. Jika hubungan antarorganisasi saling menguntungkan, maka akan tercipta sinergi untuk meningkatkan manfaat yang lebih optimal. Hal ini berguna dalam meningkatkan kerjasama yang saling menguntungkan, dan meningkatkan fleksibilitas dalam merespon setiap perubahan.

Penerapan SMM ISO 9001:2008 di Ditjen Perbendaharaan

Dalam Surat Sekretaris Ditjen Perbendaharaan Nomor S-4200/PB.1/2014 tentang Persiapan dan Kick Off Pelaksanaan Tahapan Konsultasi Dalam Rangka Penerapan ISO 9001:2008 Sistem Manajemen Mutu diterangkan bahwa Sertifikasi ISO 9001:2008 adalah proses pengelolaan organisasi (perencanaan, penerapan, evaluasi, dan penyempurnaan) yang ditujukan untuk menghasilkan output yang sesuai dengan harapan pelanggan/pengguna/stakeholder.

Melalui upaya reformasi birokrasi, Kementerian Keuangan, khususnya Ditjen Perbendaharaan, berusaha menjadi lokomotif bagi terciptanya suatu tata kelola pemerintahan yang bersih, profesional, dinamis, dan mengedepankan fungsi pelayanan kepada masyarakat. Salah satu usaha untuk menjamin reformasi birokrasi dapat berjalan dengan sesuai dengan target yang telah direncanakan, baik dari kerangka waktu maupun dari sisi kualitas diperlukan quality assuranceQuality assurance reformasi birokrasi dilakukan salah satunya dengan pencanangan program sertifikasi berstandar internasional (ISO) untuk proses yang dilaksanakan di unit-unit pelayanan lingkungan Kementerian Keuangan.

Dampak penerapan ISO 9001:2008 pada sektor publik menunjukkan bahwa penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001 dapat meningkatkan kinerja institusi publik, namun hal ini memerlukan prasyarat, di antaranya organisasi telah memiliki budaya berbasis kinerja yang baik.

Sebagai langkah awal dari upaya menuju penerapan unit layanan bersertifikasi ISO 9001:2008, proyek KPPN Percontohan yang dimulai sejak digulirkannya reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Keuangan merupakan komitmen dari Ditjen Perbendaharaan dalam mendukung reformasi birokrasi maupun reformasi dalam bidang pengelolaan keuangan publik. Dalam rangka meningkatkan kualitas layanan unit-unit pelayanan di lingkungan Ditjen Perbendaharaan serta sebagai bagian dari quality assurance dari Reformasi Birokrasi dimaksud serta pengakuan atas pelayanan publik terbaik yang memenuhi standar pelayanan, perlu dilakukan sertifikasi ISO Layanan atas KPPN yang telah melakukan pelayanan publik kepada stakeholder di wilayah kerjanya.

Dalam proses sertifikasi ISO Layanan 9001:2008, pada prinsipnya terdapat beberapa persyaratan umum dan persyaratan dokumen yang harus dipenuhi oleh KPPN dan yang lebih penting pengelolaan SMM, pengelolaan SDM, dan tanggung jawab pengelolaan dalam rangka pengendalian SMM.

Tujuan

Tujuan penerapan sertifikat ISO 9001:2008 pada KPPN antara lain adalah untuk:

  1. Memenuhi standar dalam pelaksanaan quality insurance reformasi birokrasi yang akan dinilai keberhasilannya oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan-RB).
  2. Memberikan gambaran kepada Ditjen Perbendaharaan mengenai celah kesalahan (fraud) yang ada dalam sistem dan proses bisnis yang dilaksanakan oleh KPPN.
  3. Mendorong peningkatan kualitas layanan KPPN dalam rangka pengelolaan keuangan negara yang profesional, serta peningkatan efisiensi dan efektivitas pengelolaan keuangan publik.
  4. Meningkatkan citra profesionalisme KPPN dan Diljen Perbendaharaan serta memberikan sinyal positif kepada pemangku kepentingan.
  5. Sukses dan tidaknya penerapan ISO Layanan 9001:2008 pada KPPN sangat dipengaruhi oleh komitmen seluruh pegawai KPPN dan dukungan penuh pimpinan Ditjen Perbendaharaan dalam rangka menjaga kualitas layanan dan sistem pengendalian internal yang telah dilakukan.

Tahapan Sertifikasi

Tahapan yang akan dilalui untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2008 adalah sebagai berikut:

  1. Tahapan konsultansi pada KPPN oleh lembaga konsultan (jangka waktu 1-5 bulan):
    1. Tahap persiapan;
    2. Tahap penyusunan dokumen SMM; dan
    3. Tahap penerapan SMM pada KPPN;
  2. Tahapan Sertifikasi (jangka waktu 1-4 minggu):
    1. Audit level 1 oleh lembaga sertfikasi;
    2. Audit level 2 oleh lembaga sertifikasi;
    3. Laporan hasil audit lembaga sertifikasi;
    4. Perbaikan atas temuan hasil audit dengan bantuan konsultan;
    5. Kunjungan audit ulang oleh lembaga sertifikasi;
    6. Penerbitan dan penyerahan sertifikat ISO 9001:2008 dan laporan.

Sukses dan tidaknya penerapan ISO Layanan 9001:2008 pada KPPN sangat dipengaruhi oleh komitmen seluruh pegawai KPPN dan dukungan penuh pimpinan Ditjen Perbendaharaan dalam rangka menjaga kualitas layanan dan sistem pengendalian internal yang telah dilakukan.

Secara umum, Ditjen Perbendaharaan sangat berpotensi untuk dapat diterapkan ISO Layanan 9001:2008 mengingat seluruh KPPN telah melakukan pelayanan publik secara standar dengan mengacu standar pelayanan dan SOP KPPN percontohan yang telah ditetapkan oleh Dirjen Perbendaharaan. Dalam rangka efisiensi dan efektivitas biaya, pelaksanaan ISO Layanan dapat dilakukan secara bertahap. Tahap awal dilakukan dengan penerapan ISO Layanan atas 2 KPPN yang dipilih. Selanjutnya, pada tahun 2015 dilakukan standardisasi layanan sesuai kriteria pada ISO Layanan melalui penetapan peraturan Dirjen Perbendaharaan agar seluruh KPPN memiliki standar pelayanan dan sistem pengendalian dengan budaya yang sama sesuai ISO Layanan.

Setelah seluruh KPPN memiliki standar layanan sesuai ISO, Ditjen Perbendaharaan melakukan sertifikasi ISO oleh provider secara sampling pada KPPN yang terpilih namun sertifikasi ISO dikeluarkan untuk seluruh KPPN di lingkungan Ditjen Perbendaharaan sehingga biaya yang dikeluarkan dapat dihemat dan efisien.

Terkait dengan waktu pelaksanaan tahapan konsultasi dan tahapan sertifikasi, sepanjang komitmen para pegawai KPPN dan upaya dukungan Ditjen Perbendaharaan dapat mendukung secara penuh, waktu tahapan konsultasi dapat diselesaikan lebih cepat dari jadwal dengan kualitas yang sama. Dengan waktu yang cepat diharapkan diselesaikan dalam waktu tahun yang sama yaitu tidak melebihi tahun 2014 sehingga biaya pun lebih efisien.

Daftar KPPN Peraih ISO 9001:2008

Saat ini, KPPN yang telah mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 adalah sebagai berikut:

  1. KPPN Malang (nomor regisiter sertifikat 717139).
  2. KPPN Semarang II (nomor register sertifikat FS 622170).
  3. KPPN Makassar II (nomor register sertifikat FS 622163).
  4. KPPN Wates (nomor register sertifikat FS 622185).

Referensi

Pranala Luar

Anda ingin berkomentar?

Ingat, bahwa pengurus tidak berkewajiban menjawab pertanyaan Anda. Selengkapnya, silakan baca bantuan komentar.
  • Fia

    Postinagnnya Membantu 🙂
    Tanya .. Sistem Manajemen Mutu adakah yang berdasarkan COBIT ?

Wikiapbn © 2011-2015
Frontier Theme