Prosedur perencanaan pembinaan dan supervisi KPPN diatur berdasarkan standar operasional prosedur (SOP) Penyusunan Rencana Pelaksanaan Pembinaan dan Supervisi sebagaimana ketentuan dalam Keputusan Dirjen Perbendaharaan Nomor KEP-26/PB/2014.
Prosedur ini melibatkan pihak-pihak sebagai berikut:
- Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan.
- Kepala Bidang Supervisi KPPN dan Kepatuhan Internal (SKKI).
- Kepala Seksi pada Bidang SKKI, dalam hal ini adalah Kepala Seksi Supervisi Proses Bisnis.
- Pelaksana Bidang SKKI, dalam hal ini pelaksana pada Seksi Supervisi Proses Bisnis.
- Pelaksana pada Subbagian Tata Usaha dan Rumah Tangga (TURT).
Prosedur selengkapnya adalah sebagai berikut:
- Kepala Seksi Bidang SKKI menugasi pelaksana untuk menyusun rencana pelaksanaan pembinaan dan supervisi yang harus dilakukan dalam satu tahun pada Bidang SKKI.
- Pelaksana Bidang SKKI:
- Menyiapkan bahan (termasuk rencana dan realisasi pelaksanaan pembinaan dan supervisi yang telah dilakukan tahun sebelumnya) kemudian meneruskan kepada Kepala Seksi.
- Melakukan kompilasi bahan yang akan dan telah dilakukan sebelumnya.
- Menyusun hasil kompilasi bahan yang akan dan telah dilakukan sebelumnya.
- Membantu menyusun konsep rencana pelaksanaan pembinaan dan supervisi dan menyampaikannya kepada Kepala Seksi.
- Kepala Seksi Bidang SKKI:
- Menerima konsep rencana pemantauan pengendalian intern beserta bahan-bahan hasil kompilasi bahan penyusunan rencana pelaksanaan pembinaan dan supervisi.
- Membandingkan konsep rencana pelaksanaan pembinaan dan supervisi yang telah dilakukan dengan konsep rencana pelaksanaan pembinaan dan supervisi.
- Menyusun konsep rencana pelaksanaan pembinaan dan supervisi, dan menyampaikan kepada Kepala Bidang SKKI.
- Kepala Bidang SKKI:
- Menerima konsep rencana pelaksanaan pembinaan dan supervisi beserta bahan-bahan konsep rencana pelaksanaan pembinaan dan supervisi.
- Memeriksa konsep rencana pelaksanaan pembinaan dan supervisi beserta bahan-bahan hasil kompilasi konsep rencana pemantauan pengendalian intern.
- Menyampaikan konsep rencana pelaksanaan pembinaan dan supervisi kepada Kepala Kanwil.
- Kepala Kanwil:
- Menerima, memeriksa, dan menandatangani konsep rencana pelaksanaan pembinaan dan supervisi.
- Meneruskan kepada Pelaksana Subbagian Tata Usaha dan Rumah Tangga (TURT) untuk diproses lebih lanjut.
- Pelaksana Subbagian TURT:
- Menerima konsep rencana pelaksanaan pembinaan dan supervisi yang telah ditetapkan.
- Menatausahakan surat pengantar dengan memberi nomor agenda pada aplikasi monitoring penyelesaian pekerjaan.
- Membubuhkan cap dinas pada surat pengantar.
- Menggandakan dan mengirim konsep rencana pelaksanaan pembinaan dan supervisi kepada unit terkait, kepada Bidang SKKI sebagai arsip pertinggal, menatausahakan sebagai arsip kantor.