Belanja Pegawai

Belanja Pegawai adalah kompensasi baik dalam bentuk uang maupun barang yang diberikan kepada pegawai pemerintah, baik yang bertugas di dalam maupun di luar negeri sebagai imbalan atas pekerjaan yang telah dilaksanakan, kecuali pekerjaan yang berkaitan dengan pembentukan modal.[1]

Jenis-jenis Belanja Pegawai

Gaji Induk

Gaji induk adalah gaji yang dibayarkan secara rutin bulanan pada satuan kerja.

Gaji Non-Gaji Induk

Gaji Susulan

Gaji susulan adalah gaji seseorang pegawai negeri yang belum dibayarkan untuk satu bulan atau lebih karena pembayaran gajinya tidak dilakukan tepat pada waktu pegawai yang bersangkutan melaksanakan tugas pada suatu tempat.

Kekurangan Gaji

Kekurangan gaji adalah kekurangan pembayaran gaji seseorang pegawai negeri karena adanya kenaikan besaran komponen gaji (unsur gaji), sedangkan pembayaran gajinya atas dasar kenaikan besaran komponen gaji tersebut tidak dilaksanakan tepat waktunya sesuai dengan berlakunya perubahan besaran komponen penghasilan tersebut.

Gaji Terusan

Gaji terusan adalah gaji yang dibayarkan kepada ahli waris dari pegawai yang meninggal dunia sebesar gaji terakhir selama empat bulan berturut-turut.

Uang Tunggu

Uuang tunggu adalah penghasilan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang diberhentikan dengan hormat dari jabatan negeri.

Uang Duka Wafat/Tewas

Uang duka wafat/tewas adalah uang yang diberikan kepada ahli waris Pegawai Negeri yang wafat atau tewas.

Persekot Gaji

Persekot gaji adalah pinjaman uang tidak berbunga yang diberikan kepada pegawai negeri yang dipindahkan untuk kepentingan dinas.

Gaji Ketiga Belas

Belanja Pegawai Lainnya

Belanja Pegawai Lainnya adalah kompensasi yang harus dibayarkan kepada pegawai pemerintah berupa honorarium, uang makan, uang lembur, vakasi, dan berbagai pembiayaan kepegawaian lainnya sesuai dengan peraturan yang berlaku, termasuk pegawai di lingkungan Kementerian Negara/Lembaga yang dialihkan ke daerah dan kantor-kantor di lingkungan Kementerian Negara/Lembaga yang dilikuidasi.

Berbeda dengan pembayaran gaji dan tunjangan yang melekat pada gaji, belanja pegawai lainnya baru dapat dibayarkan paling cepat pada awal bulan berikutnya setelah pegawai yang bersangkutan selesai melaksanakan pekerjaannya. Rincian pembayaran dimuat dalam sebuah daftar permintaan pembayaran.

Pembayaran belanja pegawai lainnya hanya dapat dibayarkan maksimum sebesar pagu yang tercantum dalam DIPA.

Uang Lembur

Uang lembur adalah uang yang diberikan kepada pegawai yang melakukan kerja lembur.

Uang Makan

Uang makan adalah uang yang diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil berdasarkan tarif dan dihitung secara harian untuk keperluan makan Pegawai Negeri Sipil.

Honorarium

Honorarium adalah pembayaran atas jasa yang diberikan pada suatu kegiatan tertentu.

Vakasi

Prosedur Pencairan Dana

Daftar Lampiran SPP/SPM Belanja Pegawai

Lampiran Gaji Induk Gaji Susulan Kekurangan Gaji Gaji Terusan Uang Duka Wafat/
Uang Duka Tewas
Persekot Gaji Uang Tunggu, Uang Lembur, Uang Makan, Honorarium,Vakasi
Sebelum dibayarkan melalui Gaji Induk Setelah dibayarkan melalui Gaji Induk Yang dihitung dengan menu otomatis padaAplikasi GPP Yang dihitung dengan menu manual pada Aplikasi GPP
Daftar Permintaan Pembayaran Belanja Pegawai V V V V V V V V V
Daftar Perubahan Data Pegawai V V V V V V V
Dokumen Pendukung Belanja Pegawai V V V V V V V
Daftar Perubahan Potongan Gaji V
ADK Belanja Pegawai V V V V V V V V
SSP PPh Pasal 21 V V V V V V V
SPTJM V V V V V V V V V

Penyelesaian SPP Belanja Pegawai Menjadi SPM

PPABP menyampaikan SPP Belanja Pegawai beserta dokumen pendukungnya kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) untuk proses penandatanganan. Selanjutnya setelah ditandatangani, PPK mengajukan SPP beserta dokumen pendukung dimaksud kepada Pejabat Penguji/Penanda Tangan SPM. Prosedur pengujian SPP dan Penerbitan SPM dilakukan sebagai berikut:

  • Penerimaan dan pengujian SPP
    Petugas penerima SPP memeriksa kelengkapan berkas SPP, mengisi checklist kelengkapan berkas SPP, mencatatnya dalam buku pengawasan penerimaan SPP dan membuat/menandatangani tanda terima SPP berkenaan. Selanjutnya petugas penerima SPP menyampaikan SPP dimaksud kepada Pejabat Penanda Tangan SPM.
  • Pejabat Penanda Tangan SPM melakukan pengujian atas SPP sebagai berikut:
    • Memeriksa secara rinci dokumen pendukung SPP sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
    • Memeriksa kesesuaian antara perhitungan dalam Daftar Permintaan Belanja Pegawai dengan kelengkapan dan kebenaran dokumen pendukung SPP Belanja Pegawai;
    • Memeriksa ketersediaan pagu anggaran dalam DIPA;
    • Memeriksa kebenaran perhitungan potongan PPh Pasal 21;
    • Memeriksa kebenaran atas hak tagih yang menyangkut antara lain:
      • Pegawai yang menerima pembayaran (nama, NIP, pangkat/golongan, status pegawai, tanggal lahir, jumlah tanggungan);
      • Kebenaran perhitungan belanja pegawai untuk masing-masing pegawai dan jumlah keseluruhan perhitungan untuk seluruh pegawai yang menerima pembayaran pada satker bersangkutan;
  • Penerbitan SPM Belanja Pegawai
    Setelah dilakukan pengujian terhadap SPP Belanja Pegawai, Pejabat Penanda Tangan SPM menerbitkan SPM-LS Belanja Pegawai dalam rangkap tiga:

    • Lembar kesatu dan kedua disampaikan kepada KPPN.
    • Lembar ketiga sebagai pertinggal pada satker yang bersangkutan.

Prosedur Penerbitan SP2D

KPPN melakukan pengujian terhadap SPM Belanja Pegawai dan dokumen pendukung, ADK SPM, dan ADK Belanja Pegawai yang diterima dari Kuasa PA/Pejabat Penanda Tangan SPM meliputi:

  • Melakukan pengujian substantif:
    • kesesuaian antara ADK Belanja Pegawai dan Daftar Perubahan Data Pegawai, Daftar Perubahan Potongan Gaji, Dokumen Pendukung Belanja Pegawai, danRekapitulasi Daftar Permintaan Pembayaran yang dibuktikan dengan Surat Keterangan Rekonsiliasi yang dibuat oleh KPPN melalui Aplikasi GPP KPPN. Untuk pengajuan SPM-LS Belanja Pegawai nongaji yang tidak disyaratkan menyertakan ADK Belanja Pegawai, pengujian kebenaran perhitungan dilaksanakan secara manual;
    • kebenaran perhitungan pembayaran dengan cara mencocokan jumlah yang tercantum dalam Rekapitulasi Daftar Permintaan Pembayaran dan jumlah yang tercantum dalam SPM-LS Belanja Pegawai;
    • ketersediaan dana dalam DIPA yang tercantum pada SPM-LS Belanja Pegawai.
    • kesesuaian penulisan jumlah uang dan akun pada SSP PPh Pasal 21 dengan jumlah uang dan akun pada potongan SPM-LS Belanja Pegawai;
    • kesesuaian antara ADK SPM-LS dengan hardcopy SPM-LS Belanja Pegawai;
  • Melakukan pengujian formal yang meliputi:
    • mencocokkan tanda tangan pejabat penanda tangan SPM dengan spesimen tanda tangan;
    • memeriksa cara penulisan/pengisian jumlah uang dalam angka dan huruf;
    • memeriksa kebenaran dalam penulisan, termasuk tidak boleh terdapat cacat dalam penulisan;
    • kebenaran penulisan SPM-LS Belanja Pegawai, antara lain penulisan uraian pembayaran, penerima, dan kodifikasi.
  • Keputusan hasil pengujian ditindaklanjuti dengan:
    • Penerbitan SP2D apabila SPM yang diajukan memenuhi syarat yang ditentukan;
    • Pengembaliaan SPM kepada penerbit SPM, apabila tidak memenuhi syarat untuk diterbitkan SP2D. Pengembalian SPM Belanja Pegawai Nongaji Induk dikembalikan paling lambat satu hari kerja setelah SPM diterima;
  • Penerbitan SP2D wajib diselesaikan oleh KPPN dalam batas waktu sebagai berikut:
    • SP2D untuk Gaji Induk diterbitkan paling lambat lima hari kerja sebelum tanggal pembayaran gaji;
    • SP2D untuk Gaji di luar Gaji Induk diterbitkan paling lambat dua hari kerja setelah diterima SPM secara lengkap dan benar;
    • SP2D untuk Belanja Pegawai Lainnya diterbitkan paling lambat satu hari kerja setelah diterima SPM secara lengkap dan benar.

Penatausahaan Belanja Pegawai

Petugas Pengelolaan Administrasi Belanja Pegawai (PPABP)

Petugas Pengelolaan Administrasi Belanja Pegawai (PPABP) adalah pembantu Kuasa PA yang diberi tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan administrasi belanja pegawai pada satker yang bersangkutan, yaitu penatausahaan, pelaporan, dan pertanggungjawaban.

Penatausahaan Dokumen Pendukung Belanja Pegawai

Dosir Kepegawaian

Dosir Kepegawaian adalah himpunan arsip dari seorang pegawai yang disusun secara kronologis dari mulai lamaran sampai dengan pemberhentiannya.

Surat Keterangan Penghentian Pembayaran (SKPP)

Surat Keterangan Penghentian Pembayaran (SKPP) adalah Surat Keterangan tentang penghentian pembayaran gaji terhitung mulai bulan dihentikan pembayarannya yang dibuat/dikeluarkan oleh Kuasa Pengguna Anggaran atas pegawai yang pindah atau pensiun berdasarkan surat keputusan yang diterbitkan oleh Kementerian Negara/Lembaga atau satker dan disahkan oleh KPPN setempat bahwa record pegawai tersebut dalam database pegawai telah dipindahkan ke dalam tabel pegawai nonaktif.

Pemutakhiran dan Pencatatan Belanja Pegawai

PPABP wajib melakukan pemutakhiran data pada aplikasi GPP Satker setiap terjadi perubahan data pegawai berdasarkan dokumen pendukung kepegawaian. Perubahan data pegawai tersebut dapat meliputi:

  1. Kenaikan pangkat atau penurunan pangkat
  2. Kenaikan Gaji Berkala
  3. Pengangkatan/pemberhentian Jabatan Struktural/Jabatan Fungsional
  4. Penambahan atau pengurangan anggota keluarga
  5. Tambahan pegawai baru
  6. Perubahan status dan kedudukan pegawai:
    1. dari CPNS menjadi PNS
    2. pindah, pensiun, atau meninggal dunia
    3. Tugas belajar
    4. Masa Persiapan Pensiun (MPP)/cuti besar/cuti di luar tanggungan negara
    5. dipekerjakan/diperbantukan
    6. pengenaan atau pencabutan hukuman disiplin
    7. menerima uang tunggu
  7. Utang kepada negara, tunggakan, atau potongan lainnya yang harus dimasukkan sebagai potongan dalam daftar gaji

Selanjutnya, pencatatan transaksi belanja pegawai yang meliputi pencatatan pagu, realisasi, dan sisa pagu dilakukan menggunakan aplikasi SPM sesuai dengan bukupetunjuk operasional aplikasi SPM.

Pembuatan Daftar Gaji dan Belanja Pegawai Lainnya

PPABP menerima tembusan semua surat keputusan kepegawaian yang berakibat pada perubahan penghasilan. Sebelum membuat daftar gaji induk, PPABP menginventarisasi dan menyusun semua dokumen pendukung perubahan data pegawai yang akan dijadikan dasar perubahan daftar gaji bulan berikutnya. Selanjutnya berdasarkan dokumen pendukung tersebut, PPABP melakukan pemutakhiran data pada aplikasi GPP Satker. Dokumen pendukung yang telah direkam ke dalam aplikasi GPP Satker digabungkan dengan dosir dari pegawai yang bersangkutan.

Aplikasi GPP Satker melakukan proses perhitungan gaji induk mengacu pada data dokumen kepegawaian yang terakhir direkam. Untuk memastikan kebenaran daftar gaji yang telah dicetak, ada baiknya selalu dibandingkan dengan daftar gaji bulan sebelumnya serta daftar perubahan data pegawai.

Berbeda dengan gaji induk, Aplikasi GPP Satker dalam pembuatan daftar permintaan kekurangan gaji, gaji susulan, uang muka/persekot gaji, gaji terusan, uang duka wafat/uang duka tewas, uang tunggu, dan gaji ketiga belas mengacu pada pembayaran gaji induk yang pernah dibayarkan atau data master. Aplikasi menyediakan pilihan menu perhitungan secara otomatis atau manual. Kesalahan menggunakan menu dalam aplikasi dapat berakibat kelebihan atau kurang bayar.

Untuk pembuatan daftar permintaan uang lembur dan uang makan yang sifatnya tidak terkait secara langsung dengan database kepegawaian dalam aplikasi GPP Satker, PPABP dapat memilih menggunakan aplikasi GPP Satker atau dibuat secara manual. Sedangkan pembuatan daftar permintaan honorarium dan vakasi tidak disediakan dalam aplikasi GPP Satker sehingga harus dibuat secara manual.

Pembukuan dan Pertanggungjawaban Belanja Pegawai

Pembukuan Gaji

Pembukuan gaji (dan tunjangan) dilakukan oleh bendahara pengeluaran pada satker bersangkutan. Pembukuan ini diselenggarakan dalam rangka pengelolaan administrasi belanja pegawai secara tertib. Hal-hal yang terkait dengan pembukuan belanja pegawai ini diatur sebagai berikut:

  1. Bagian pembukuan mencatat realisasi penerimaan dan pengeluaran SPM belanja pegawai yang telah diterbitkan SP2D-nya.
  2. Bendahara pengeluaran membukukan realisasi penerimaan uang belanja pegawai dan pembayarannya pada Buku Kas Umum (BKU) secara bruto, yaitu:
    1. Pada kolom penerimaan dicatat berdasarkan jumlah kotor yang tertera pada SPM yang berkenaan.
    2. Pada kolom pengeluaran dicatat berdasarkan jumlah potongan yang tertera pada SPM dan pembayaran belanja pegawai satker yang bersangkutan.
    3. Sebagai tanda bukti pembayaran kepada pegawai yang berhak adalah daftar gaji yang telah distempel tanda lunas oleh bank.
    4. BKU ditutup setiap akhir bulan. Apabila ada pemeriksaan, BKU dapat ditutup tanpa harus menunggu akhir bulan.

Pertanggungjawaban Belanja Pegawai

Penyelesaian laporan belanja pegawai:

  1. Bendahara pengeluaran satker menyampaikan laporan pertanggungjawaban belanja pegawai kepada Kuasa PA satker bersangkutan selambat-lambatnya tanggal 10 setiap bulan setelah pembayaran belanja pegawai berkenaan;
  2. Jika dalam laporan pertanggungjawaban tersebut terdapat gaji dan belanja pegawai lainnya yang belum dibayarkan, maka bendahara pengeluaran diwajibkan menyetorkan kembali ke rekening kas negara dengan menggunakan formulir Surat Setoran Penerimaan Negara Bukan Pajak (SSBP). Apabila gaji dan belanja pegawai lainnya yang disetor tersebut terdiri atas beberapa pegawai, maka masing-masing pegawai dibuatkan SSBP tersendiri.
  3. Khusus untuk gaji dan belanja pegawai lainnya yang diambil dengan surat kuasa, maka surat kuasa tersebut harus dilampirkan pada laporan pertanggungjawaban belanja pegawai yang bersangkutan. Surat kuasa harus diketahui oleh kepala satker yang bersangkutan.
  4. Laporan pertanggungjawaban bendahara pengeluaran atas pembayaran belanja pegawai terdiri atas:
    1. Lembaran asli dari Buku Kas Umum (BKU);
    2. Daftar gaji yang telah ditandatangani oleh masing-masing yang berhak/bersangkutan;
    3. Tembusan SPM/SP2D atas pembayaran belanja pegawai lembar ketiga yang menjadi data pembukuan bulan berkenaan.
  5. Kuasa PA satker menyampaikan laporan pertanggungjawaban pembayaran belanja pegawai secara triwulanan kepada Biro Keuangan Kementerian Negara/Lembaga selambat-lambatnya tanggal 15 awal bulan di triwulan berikutnya.

Pengawasan

  1. Pengawasan pelaksanaan pengelolaan belanja PNS dilakukan oleh kepala satker yang bersangkutan.
  2. Unit Pengawasan Fungsional terkait melakukan pengawasan/pemeriksaan secara berkala terhadap pengelolaan belanja pegawai negeri sipil pusat.

Penyelesaian Kelebihan Pembayaran dan Kerugian Negara

Setiap terjadi kelebihan pembayaran gaji atau belanja pegawai lainnya, wajib dilakukan pengembalian atas kelebihan pembayaran tersebut ke kas negara. Pengembalian kelebihan pembayaran dapat dilakukan dengan:

  1. menyetorkan langsung ke kas negara menggunakan formulir Surat Setoran Pengembalian Belanja (SSPB) dengan akun belanja yang sama apabila disetor padatahun anggaran berjalan;
  2. menyetorkan langsung ke kas negara menggunakan formulir Surat Setoran Penerimaan Negara Bukan Pajak (SSBP) dengan akun penerimaan kembali belanja pegawai pusat tahun anggaran yang lalu apabila disetor setelah tutup tahun anggaran.
  3. diperhitungkan dengan pembayaran gaji pegawai yang bersangkutan setiap bulannya hingga lunas.

Terhadapn kelebihan pembayaran yang tidak dapat dikembalikan kepada negara sehingga mengakibatkan kerugian negara, penyelesaiannya menggunakan tuntutan ganti rugi sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan.

Referensi

  1. [1]Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2004 tentang Penyusunan Rencana Kerja Anggaran Kementerian Negara/Lembaga